El diseño de eventos, tal como lo conocíamos hasta este año, al menos por el momento, no es válido. Reunir a las personas y el intercambio de conocimientos siguen siendo los temas principales: solo el “‘cómo hacerlo” ha cambiado al 100%.
Debido al frenazo de emergencia a mediados de febrero, toda la industria fue digitalizada por la fuerza. Las únicas alternativas al principio parecían ser la cancelación o el aplazamiento. Entonces llegó la reunión virtual.
El diseño de eventos tiene mucho que ver con la empatía y las relaciones interpersonales, algo que es muy difícil de replicar en un entorno virtual. Si bien muchos descubren la videoconferencia por primera vez y exploran las posibilidades que ofrecen los distintos proveedores, esta no debería ser la única ni quizás la mejor forma de transferir una conferencia a una reunión virtual.
Qué opciones hay?
Si bien las interacciones solo virtuales comienzan y terminan con el inicio y cierre de sesión, el diseño del evento debe centrarse principalmente en la experiencia del cliente a través de la plataforma virtual, por lo que es principalmente un aspecto técnico.
Nunca olvides comunicarte con tu audiencia. Correo electrónico, notificaciones push, un simple recordatorio. Como siempre, la comunicación es clave: mantenga a todos informados, lo que está sucediendo en la plataforma, cuándo comenzará la sesión o cuándo es tarde o se pospone. Será muy apreciado por los asistentes.
Intente agregar interacciones “humanas” simples como, por ejemplo, ejercicios en línea durante los descansos, esto traerá un alivio a la audiencia, obteniendo un descanso de estar sentado mucho tiempo después de una transmisión en vivo.
Los primeros resultados de las exhibiciones virtuales muestran que los contactos entre expositores y participantes son mucho más intensos virtualmente porque existe un enfoque deliberado y directo, a diferencia de un stand de exhibición en vivo, donde los contactos aleatorios son más frecuentes. Es decir, quien vista un stand virtual es porque realmente está interesado en lo que allí se promueve, ya que no hay “un café y bocadillos” que los alienten.
Que sigue?
Mientras estamos en medio de un tiempo de congresos virtuales y probablemente todos experimentemos una curva de aprendizaje empinada, comencemos a pensar en lo que vendrá a continuación: Eventos híbridos.
Los eventos híbridos ayudarán a transportar más de la sensación en el sitio a la parte virtual. Se puede decir que las nuevas condiciones marco deben ser parte de cada concepto: los eventos virtuales e híbridos nos acompañarán en el futuro. La gama abarca desde el recorrido correcto del cliente en una plataforma virtual hasta un concepto de higiene y salubridad en un espacio presencial.
